Proses undang-undang tiga langkah, siapa yang layak memegang peranan ini, dan peraturan 30 hari yang tidak boleh anda terlepas.
Menukar setiausaha syarikat anda memerlukan tiga langkah: luluskan resolusi lembaga pengarah melantik pengganti, dapatkan persetujuan bertulis mereka, dan maklumkan SSM dalam masa 14 hari melalui MyCoID. Sediakan setiausaha baharu sebelum yang lama meletak jawatan; jawatan itu tidak boleh kosong lebih daripada 30 hari.
Kebanyakan pertukaran berpunca daripada isu perkhidmatan, bukan harga. Setiausaha yang terlepas tarikh akhir, tidak menjawab panggilan, atau tidak dapat menjelaskan sesuatu failan dengan bahasa yang mudah difahami mendorong pemilik perniagaan mencari alternatif lain. Ada juga yang bertukar selepas beralih kepada firma yang memberikan kemas kini status berbanding panggilan telefon sekali setahun.
Apa jua sebabnya, proses undang-undangnya tetap sama.
Seksyen 235 Akta Syarikat 2016 mengehadkan peranan setiausaha syarikat kepada seseorang yang merupakan warganegara Malaysia atau penduduk tetap yang bermastautin di Malaysia. Selain itu, mereka mesti memegang lesen daripada SSM atau menjadi ahli badan profesional yang ditetapkan oleh Menteri dan memegang sijil amalan yang sah di bawah Seksyen 241.
Pastikan kedua-dua syarat ini dipenuhi sebelum menandatangani apa-apa. Pelantikan yang tidak layak tidak memenuhi kehendak Akta, tidak kira sebaik mana dokumentasinya kelihatan.
| Langkah | Apa yang berlaku | Siapa bertanggungjawab |
|---|---|---|
| 1. Lantik dan persetujuan | Lembaga pengarah meluluskan resolusi melantik setiausaha baharu; setiausaha baharu memberikan persetujuan bertulis | Lembaga pengarah + setiausaha yang akan mula berkhidmat |
| 2. Maklumkan SSM | Kemukakan pertukaran di bawah Seksyen 58 (Daftar Pengarah, Pengurus dan Setiausaha) melalui MyCoID atau kaunter SSM, dalam masa 14 hari | Syarikat / setiausaha yang akan mula berkhidmat |
| 3. Serah terima rekod | Pindahkan daftar berkanun, dokumen, dan cop mohor syarikat kepada setiausaha baharu | Setiausaha yang meninggalkan jawatan |
Langkah ketiga lebih kerap terlepas berbanding sepatutnya. Ia adalah langkah yang menentukan sama ada sejarah pematuhan syarikat anda kekal utuh.
Sesebuah syarikat tidak boleh membiarkan jawatan setiausaha syarikat kosong melebihi 30 hari. Melanggar tempoh ini menyebabkan pegawai yang mungkir berdepan denda sehingga RM50,000 setiap seorang.
Inilah sebabnya urutan langkah penting: lantik pengganti terlebih dahulu, baharu benarkan setiausaha lama meletak jawatan. Melakukannya secara terbalik akan mewujudkan kekosongan berserta hitungan detik.
Perkhidmatan Pindah Masuk Corplify mengambil alih sebagai setiausaha syarikat bagi perniagaan yang telah berdaftar dengan SSM di tempat lain. Penghantaran adalah percuma; Corplify mengumpul nombor pendaftaran SSM anda dan butiran setiausaha semasa, kemudian menguruskan failan Seksyen 58 serta serah terima rekod dengan setiausaha lama anda secara terus.
Pemberitahuan SSM itu sendiri mesti berlaku dalam masa 14 hari selepas pertukaran, tetapi garis masa praktikal bergantung kepada kelajuan setiausaha lama menyerahkan rekod. Serah terima yang lancar boleh selesai dalam masa kira-kira seminggu.
Tidak dalam kebanyakan keadaan. Pengarah yang juga kebetulan seorang setiausaha berlesen di bawah Seksyen 235 adalah pengecualian yang terhad; hampir semua Sdn Bhd melantik setiausaha luar yang berkelayakan.
Akta Syarikat 2016 mewajibkan setiausaha yang meninggalkan jawatan untuk memindahkan dokumen berkanun. Jika mereka berlengah-lengah, naikkan isu terus kepada SSM dan bukannya membiarkan sejarah pematuhan anda terjejas melepasi had kekosongan 30 hari.
Tidak. Nombor pendaftaran, tarikh pemerbadanan, dan sejarah failan anda kekal bersama syarikat. Hanya individu yang bertanggungjawab terhadap pematuhan berkanun anda yang berubah.
Perkhidmatan Pindah Masuk Corplify percuma untuk dihantar — kongsikan nombor pendaftaran SSM anda dan Corplify akan menguruskan pertukaran tersebut, termasuk serah terima dengan setiausaha semasa anda.
Mulakan Pindah Masuk →