更换公司秘书需要三个步骤：通过董事会决议委任继任人选、取得其书面同意，并在 14 天内通过 MyCoID 通知 SSM。在旧任秘书离职前先安排好新任秘书；这一职位的空缺不得超过 30 天。
大多数更换源于服务问题，而非价格。秘书错过截止日期、不接电话，或无法用浅显的语言解释申报事项，都会促使企业主寻找其他选择。也有一些企业在体验过能主动提供状态更新（而非一年一次电话联系）的公司之后决定转换。
无论原因为何，法定流程都是一样的。
《2016年公司法令》第235条规定，公司秘书一职仅限马来西亚公民，或居住在马来西亚的永久居民担任。此外，他们必须持有 SSM 颁发的执照，或是部长指定专业团体的成员，并持有第241条下的有效执业证书。
在签署任何文件之前，请确保这两项条件均已满足。不符合资格的委任无法满足法令的要求，无论文件表面看起来多么完善。
| 步骤 | 所发生的事 | 负责方 |
|---|---|---|
| 1. 委任与同意 | 董事会通过决议委任新秘书；新秘书提供书面同意 | 董事会 + 即将上任的秘书 |
| 2. 通知 SSM | 在 14 天内通过 MyCoID 或 SSM 柜台，依据第58条（董事、经理及秘书登记册）提交变更 | 公司 / 即将上任的秘书 |
| 3. 记录交接 | 将法定登记册、文件及公司印章移交给新秘书 | 即将离任的秘书 |
第三步骤比应有的情况更常被忽略。它是决定公司合规历史能否完整保留的关键一步。
公司不得让公司秘书一职空缺超过 30 天。违反这一期限会导致违规负责人每人面临最高 RM50,000 的罚款。
这就是步骤顺序如此重要的原因：先委任继任人选，再让旧任秘书离职。若顺序颠倒，将造成一个带有倒计时的空缺期。
Corplify 的转移服务让我们接手成为已在其他地方注册于 SSM 的企业的公司秘书。提交此申请是免费的；Corplify 会收集您的 SSM 注册号及现任秘书的详细资料，然后直接处理第58条的申报，并与您的旧任秘书完成记录交接。
SSM 通知本身必须在更换后的 14 天内完成，但实际时间取决于旧任秘书移交记录的速度。顺利的交接大约一周内即可完成。
在大多数情况下不可以。若某位董事恰好同时是依据第235条持牌的秘书，属于有限的例外情况；几乎所有 Sdn Bhd 都会委任具备资格的外部秘书。
《2016年公司法令》要求离任秘书移交法定文件。若对方拖延，应直接向 SSM 反映问题，而非任由您的合规记录超过 30 天空缺上限而受损。
不会。您的注册号、成立日期及申报历史都会保留在公司名下。只有负责您法定合规事务的个人发生变化。